Die Gemeinde Waddinsxveen ist Ende Februar 2018 an einen neuen Standort umgezogen. Dieses besondere Gebäude, das energieneutral ist, ist auf eine Art und Weise entworfen worden, dass „New Work“ gefördert wird. So können die Mitarbeiter beispielsweise flexible Arbeitsplätze nutzen, Besprechungsräume buchen, sich im Arbeitscafé informell austauschen oder außerhalb des Rathauses arbeiten. Vor allem für Letzteres suchte die Gemeinde eine Lösung, um die Ausgabe von Betriebsmitteln wie Laptops zu vereinfachen und übersichtlich zu machen.
Diese neue Art und Weise des Arbeitens erfordert eine effiziente Verwaltung von Betriebsmitteln
Diese neue Art und Weise des Arbeitens erfordert eine effiziente Verwaltung von Betriebsmitteln, erzählt Tosca Brog. Sie ist in der Gemeinde die Koordinatorin Automatisierung und für ICT verantwortlich: „In unserem alten Gebäude verfügten wir über mehr als genug Arbeitsplätze und das tun wir auch heute noch. Der Unterschied ist, dass die Mitarbeiter nun angeregt werden, flexibel zu sein, sodass sie auch außerhalb des Rathauses arbeiten können.
Das Ausleihen dieser Betriebsmittel verlief unstrukturiert. Die Rathausmitarbeiter konnten sich bei den Facility Mitarbeitern Gegenstände wie Laptops und Fahrräder ausleihen, aber die sich ändernden Formulare halfen der Administration nicht. Das in Verbindung mit der unstrukturierten Administration des Ausgabe und Rücknahme sorgte dafür, dass regelmäßig Sachen verschwanden oder zu spät zurückgegeben wurden. Mit dem neuen Gebäude, in dem New Work besonders angeregt wird, gehen wir davon aus, dass dieser Bedarf weiter zunimmt. Deshalb wollten wir das gerne professionalisieren.“
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Die Gemeinde Waddinxveen hat die Professionalisierung in der Kombination von KeyConductor und CapLocker gefunden. Mit dieser Kombination ist es nicht nur möglich, Betriebsmittel auszuleihen, sondern auch Schlüssel. Brog: „Hierdurch können wir neben Laptops und iPhone-Ladegeräten auch Fahrradschlüssel und Karten für öffentliche Verkehrsmittel ausgeben. Betriebsmittel, die New Work Stück für Stück vereinfachen. Mit dem QR-Code, der bei Reservierung empfangen wird, kann der Gegenstand bei der Schließfachwand abgeholt und auch wieder zurückgebracht werden.“
Wo eine neue, technische Implementierung meist lange dauert, bis sie von den Nutzern angenommen wird, waren die Mitarbeiter der Gemeinde schnell von der Lösung überzeugt. Brog: „Das kommt vor allem durch die erkennbaren Elemente, die Nauta Connect benutzt, wie einen QR-Code. Natürlich unterstützt das auch, dass Menschen unabhängig sind, sie brauchen niemanden mehr, der ihnen den Gegenstand überreicht. Ich erwarte, dass die Schließfachwand in nächster Zeit mehr und mehr benutzt werden wird. Und ich bin sehr stolz, dass ich diese Innovation zusammen mit Nauta Connect in der Gemeinde realisieren konnte.“
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