La municipalité d’Utrecht est installée dans le nouveau bureau municipal depuis octobre 2014. L’agencement des étages de bureaux tient compte du nouveau concept de « Travail flexible ». En 2018, la municipalité d’Utrecht a opté pour le CapLocker afin d’améliorer la procédure de prêt et de reprise des biens partagés. Ce CapLocker a récemment été complété par une série de compartiments supplémentaires, pour l’émission des prêts d’articles et matériels d’entreprise aux nouveaux employés.
Dans le cadre de ses fonctions de Conseiller Principal en Gestion des Installations (Senior Advisor Facility Management), Tim Kalverla se concentre principalement sur l’informatique et l’innovation. Il travaille constamment sur des questions relatives à la gestion des installations, telles que : Comment se déroulent les prestations de services ? Quels sont les développements en cours et quelles sont les possibilités d’amélioration ». L’armoire de casiers intelligent (CapLocker) pour le prêt d’ordinateurs portables en est un exemple.
Les casiers sont en principe disponibles 24h/24 et 7j/7, ce qui a permis d’optimiser l’utilisation des biens partagés de la société
Le CapLocker est installé à la municipalité d’Utrecht depuis 2018. Au 10e étage du bureau municipal se trouve la place de service, pour les employés de la municipalité d’Utrecht, où sont prêtés les biens d’entreprise tels que les ordinateurs portables. L’enregistrement, l’administration et la procédure de prêt et de restitution prenaient autrefois beaucoup de temps, mais depuis l’utilisation du mur CapLocker, on gagne beaucoup de temps et le bureau de service est moins surchargé de travail.
Le CapLocker, composé de quarante-huit casiers, est aménagé pour le prêt à court terme de matériel de l’entreprise. Début 2018, les casiers ont été installés à l’étage de la place de service, en face du guichet de service. Le personnel de la place de service pouvait ainsi, le cas échéant, fournir des explications et avoir un retour direct sur la convivialité du système.
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« Les employés sont très positifs à l’égard du CapLocker. Grâce au module de réservation en ligne, la réservation d’un ordinateur portable est très accessible et ils ne manquent plus jamais de le faire ! », explique Tim avec enthousiasme. « Grâce à un code QR obtenu, l’ordinateur portable peut être récupéré ou restitué, même en dehors des heures de travail du centre de service. Les casiers sont en fait disponibles 24h/24 et 7j/7, ce qui a permis d’optimiser l’utilisation des ordinateurs portables ».
Le service d’assistance est également très satisfait des casiers. Il en résulte une réduction significative des visites au guichet, une meilleure vue d’ensemble de la gestion des ordinateurs portables et un allègement de la charge de travail du service d’assistance. Grâce au Nauta Connect (module de gestion et de réservation basé sur le web), le service desk a un aperçu direct de qui a (eu) l’usage de quoi et quand. Le service desk peut ainsi se concentrer davantage sur l’optimisation d’autres processus et problèmes, fournir plus de services et se pencher davantage sur le suivi de la qualité.
Depuis, un projet pilote a été lancé avec un autre CapLocker (à huit compartiments), pour le département d’automatisation. Ce département utilisera les casiers comme point central pour distribuer du matériel de l’entreprise aux nouveaux employés, ou pour des prêts de matériel à long terme.
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