Nie mehr nach Schlüsseln suchen, dank Schlüsselreservierung

Montagmorgen, viertel nach acht. Der technische Dienst ruft an: „Der Schlüssel für den Zählerschrank ist weg.“ Sie seufzen. Nicht schon wieder. Gestern hatte der Monteur der Wartungsfirma diesen Schlüssel noch für eine Reparatur abgeholt – und jetzt ist er unauffindbar. Inzwischen steht die Arbeit still.

Solche Situationen kommen in vielen Organisationen häufiger vor, als man zugeben möchte. Jeder ist beschäftigt, und Schlüssel wechseln schnell den Besitzer. Die Lösung: Schlüsselreservierung. So vermeiden Sie Überraschungen, weil Sie im Voraus wissen, dass der benötigte Schlüssel verfügbar ist, wenn Sie ihn brauchen.

So funktioniert die Schlüsselreservierung

Mit dem elektronischen KeyConductor Schlüsselschrank können Sie Schlüssel ganz einfach im Voraus reservieren. Sie gehen nicht mehr „auf gut Glück“ zum Schrank, sondern wissen sicher, dass Ihr Schlüssel bereit hängt. So funktioniert es:

• Erstellen Sie in Ihrem eigenen System (zum Beispiel TOPdesk) eine Reservierung.
• Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit einem QR-Code.
• Oder melden Sie sich mit Ihrem Zugangsausweis oder Tag direkt am Schrank an.
• Das Licht neben Ihrem reservierten Schlüssel leuchtet auf.
• Nehmen Sie den Schlüssel – und Sie können sofort starten.

Wenn Ihre Reservierungszeit fast abgelaufen ist, erhalten Sie automatisch eine Erinnerung. Das Zurückgeben funktioniert genauso einfach wie das Abholen.

Warum Reservierungen besonders in geschäftigen Organisationen funktionieren

In Organisationen, in denen viele Personen dieselben Schlüssel verwenden, etwa für Dienstfahrzeuge oder Technikräume, geht der Überblick schnell verloren. Mit Reservierungen schaffen Sie Struktur: Jeder weiß im Voraus, wann ein Schlüssel verfügbar ist und für wen. So vermeiden Sie Missverständnisse und Doppelbuchungen. Besonders praktisch für:

• Dienstfahrzeuge und Leihfahrräder
• Besprechungs- und Archivräume
• Technikräume wie Serverräume oder Zählerschränke

Vorteile für Administratoren

• Jederzeit Einblick, wer welchen Schlüssel besitzt
• Festlegen, welche Schlüssel frei entnehmbar sind und welche reserviert werden müssen
• Automatische Benachrichtigungen bei verspäteter Rückgabe

All diese Funktionen verwalten Sie ganz einfach in der Connect-Software. In einer übersichtlichen Ansicht sehen Sie, wer welchen Schlüssel besitzt, wann er ausgegeben wurde und wann die Rückgabe erwartet wird. So bleibt alles gut organisiert, ohne dass Sie ständig nachfassen müssen

Auch praktisch für Dienstleister und Lieferanten

Oft benötigen nicht nur Mitarbeitende, sondern auch externe Firmen Zutritt, zum Beispiel Wartungspersonal oder Reinigungskräfte. Damit niemand vor verschlossenen Türen steht, können Sie jetzt auch für externe Parteien Schlüssel reservieren. Der Administrator plant den Zeitpunkt, und der Schlüssel hängt pünktlich im Schrank, sicher, registriert und rechtzeitig.

Nahtlos verbunden mit Ihrem eigenen System

Viele Organisationen arbeiten bereits mit Systemen wie TOPdesk, um Reservierungen, Meldungen oder Arbeitsaufträge zu verwalten. Der KeyConductor lässt sich ganz einfach damit verbinden. Unser Softwareteam hat dafür eine praktische Vorlage entwickelt, mit der Ihre IT-Abteilung die Verbindung schnell herstellen kann – ganz ohne komplizierte Konfiguration. So funktioniert es:

• Selbst koppeln: Verwenden Sie unsere Vorlage und richten Sie die Verbindung gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung ein.
• Wir übernehmen es für Sie: Wir kümmern uns um den gesamten Prozess, von der Installation bis zur funktionsfähigen Verbindung.

Sie nutzen kein TOPdesk? Kein Problem. Auch mit anderen Softwaresystemen ist eine Integration möglich. Wir finden gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung.

Nicht nur Schlüssel: auch Geräte lassen sich reservieren

Reservierungen funktionieren nicht nur für Schlüssel, sondern auch für Geräte. Mit unseren elektronischen CapLocker Schließfächern können Sie Firmenausrüstung automatisch verwalten und ausleihen – sicher und rund um die Uhr. Zum Beispiel Laptops, Kameras oder Funkgeräte. Sie können Geräte im Voraus reservieren und beim Zurückgeben sogar einen Defekt melden.

Erleben Sie, wie einfach Reservierungen funktionieren

Besuchen Sie unseren Showroom in Barneveld oder vereinbaren Sie eine Online-Demo. Wir zeigen Ihnen, wie einfach das Reservieren, Abholen und Zurückgeben von Schlüsseln und Geräten funktioniert.