Nooit meer misgrijpen dankzij sleutels reserveren

Maandagochtend, kwart over acht. De technische dienst belt: “De sleutel van de meterkast is weg.” Jij zucht. Niet weer. Gisteren nog haalde de monteur van het onderhoudsbedrijf die sleutel op voor een reparatie. En nu is hij nergens te vinden. Ondertussen ligt het werk stil.

Dit soort momenten komen in veel organisaties vaker voor dan we willen toegeven. Iedereen heeft het druk, en sleutels wisselen snel van hand tot hand. Dáár biedt reserveren de oplossing. Je voorkomt verrassingen, omdat je vooraf weet dat de sleutel er is op het moment dat jij hem nodig hebt.

Hoe sleutels reserveren werkt

Met de KeyConductor elektronische sleutelkast kun je sleutels eenvoudig reserveren. Niet meer op goed geluk naar de kast lopen, maar zeker weten dat jouw sleutel klaarhangt. Het werkt zo:

• Maak in je eigen systeem (bijvoorbeeld TOPdesk) een reservering aan.
• Je ontvangt een e-mail met een QR-code.
• Of gebruikt je toegangspas of tag om je aan te melden bij de kast.
• Het lampje bij jouw sleutel licht daarna op.
• Je pakt de sleutel en kunt aan de slag!

Is je reservering bijna voorbij? Je krijgt automatisch een herinnering. Het inleveren gaat net zo eenvoudig als het ophalen!

Daarom werkt reserveren juist in drukke organisaties

In organisaties waar veel mensen dezelfde sleutels, raakt het overzicht snel kwijt.
Met reserveren breng je structuur aan: iedereen weet vooraf wanneer een sleutel beschikbaar is en voor wie. Dat voorkomt misverstanden en dubbel gebruik. Handig bij:

• Dienstauto’s en deelfietsen
• Vergaderzalen en archiefruimtes
• Technische ruimtes, zoals de meterkast of serverruimte

Wat het oplevert voor beheerders

• Altijd inzicht in wie welke sleutel heeft
• Zelf instellen welke sleutels vrij uitleenbaar zijn en welke op reservering gaan
• Automatische meldingen bij te late inlevering van sleutels

Al deze functies beheer je eenvoudig in de Connect software. Daar zie je in één overzicht wie welke sleutel heeft, wanneer deze is uitgegeven en wanneer hij wordt terugverwacht. Zo blijft alles netjes op orde, zonder dat je er steeds achteraan hoeft.

Ook handig voor aannemers en leveranciers

Soms heb je niet alleen met collega’s te maken. Een onderhoudsbedrijf of schoonmaker heeft toegang nodig, maar je wilt voorkomen dat ze voor een gesloten deur staan. Nu kun je ook sleutels reserveren voor externe partijen. De beheerder plant het moment, en de sleutel ligt klaar in de kast. Veilig, geregistreerd en precies op tijd.

Slim gekoppeld met je eigen systeem

Veel organisaties werken al met een systeem als TOPdesk. Daarin regel je reserveringen, meldingen en werkopdrachten. De KeyConductor koppelt daar eenvoudig mee. Ons softwareteam heeft hiervoor een handige template ontwikkeld. Daarmee kan je eigen IT-collega de koppeling eenvoudig maken, zonder ingewikkelde configuraties. Het werkt als volgt:

• Zelf koppelen: gebruik onze template en stel de verbinding snel in met hulp van je IT-collega.
• Wij verzorgen het: we regelen het complete traject, van installatie tot werkende koppeling.

Gebruik je een ander systeem dan TOPdesk? Geen probleem. Ook met andere software is integratie mogelijk. We denken graag mee over de beste oplossing.

Sleutels én apparatuur in lockers reserveren

Reserveren werkt niet alleen bij sleutels, maar ook bij apparatuur. Met onze CapLocker elektronische lockers kun je ook bedrijfsapparatuur beheren en uitlenen, volledig automatisch. Denk aan laptops, camera’s of portofoons. Je kunt apparatuur zelfs vooraf reserveren én een defect melden bij het terugbrengen.

Benieuwd hoe eenvoudig reserveren in de praktijk werkt?

Kom langs in onze showroom in Barneveld, of plan een online demo. We laten je graag zien hoe reserveren, ophalen en inleveren werkt.