Die Gemeinde Utrecht sitzt seit Oktober 2014 im neuen Stadtamt. Bei der Möblierung der Büroetagen wird das neue „flexible Arbeiten“ berücksichtigt. Im Jahr 2018 hat sich die Gemeinde Utrecht für die Verbesserung des Ausgabe- und Rücknahmeprozesses von Betriebsmitteln für den CapLocker entschieden. Seit kurzem wurde dieser CapLocker, für die langfristige Ausgabe von Betriebsmitteln an neue Mitarbeiter, um eine zusätzliche Fächerreihe erweitert.
Tim Kalverla ist Senior Advisor Facility Management. In seiner Funktion beschäftigt er sich hauptsächlich um IT und Innovation. Bezüglich Facility Management beschäftigt er sich ständig mit Fragen wie: „Wie laufen die Dienstleistungen? Welche Entwicklungen gibt es und wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten“. Die intelligente Schließfachwand (CapLocker) für die Ausgabe von Laptops ist ein Beispiel hiervon.
Die Schließfächer sind grundsätzlich 24/7 verfügbar, was die Benutzung von Betriebsmitteln optimiert hat
Der CapLocker steht seit 2018 in der Gemeinde Utrecht. In der 10. Etage des Stadtamts befindet sich der Arbeitsplatz für die Mitarbeiter der Gemeinde Utrecht, dort werden Betriebsmittel wie Laptops ausgegeben. Die Erfassung, Administration und die Ausgabe- und Rücknahmeprozedur nahmen früher viel Zeit in Anspruch, aber seit der Benutzung des CapLockers wird viel Zeit gespart und der Servicedesk entlastet.
Der CapLocker, bestehend aus achtundvierzig Schließfächern, ist auf das kurzfristige Ausleihen von Betriebsmitteln ausgelegt. Anfang 2018 wurden die Schließfächer auf der Etage des Servicedesks aufgestellt. So können die Mitarbeiter des Servicedesks – wenn nötig – erklären und sofort Feedback über die Benutzerzufriedenheit des Systems erhalten.
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„Die Mitarbeiter stehen dem CapLocker positiv gegenüber. Dank des Online Reservierungsmoduls ist das Reservieren eines Laptops sehr einfach und es gibt keine Fehlgriffe mehr!“ stimmt Tim begeistert zu. „Über einen QR-Code kann der Laptop abgeholt oder zurückgegeben werden, auch außerhalb der Bürozeiten des Servicedesks. Die Schließfächer sind grundsätzlich 24/7 verfügbar, was die Benutzung von Laptops optimiert hat.”.
Auch der Servicedesk ist gut auf die Schließfächer zu sprechen. Als Ergebnis vermindert es die Besuche beim Servicedesk erheblich, gibt Übersicht über die Verwaltung von Laptops und entlastet damit den Servicedesk. Dank Nauta Connect (Web-basierte Management-? und Reservierungsmodule) hat der Servicedesk sofort einen Überblick, wer, wann, was in Benutzung hat (hatte). Der Servicedesk kann sich dadurch mehr auf das Optimieren von anderen Prozessen und auf Probleme konzentrieren, mehr Dienstleistungen anbieten sich mit dem Qualitätsmonitoring beschäftigen.
In der Zwischenzeit wurde ein Pilotprojekt mit einem weiteren CapLocker (acht Fächerreihen) für die Automatisierungsabteilung begonnen. Diese Abteilung verwendet diese Schließfächer als zentralen Punkt für die Ausgabe von Betriebsmitteln an neue Mitarbeiter, d. h. langfristige Ausgaben.
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